El sistema de gestión provee un modelo de máquina de estados preconfigurado para dar seguimiento a los oficios que emite una Superintendencia de Pensiones a las Administradoras de Fondos de Pensiones. Con este sistema las Administradoras podrán catalogar los oficios, definir los procesos que se deben seguir para atenderlos y dar seguimiento a cada responsable de ejecutar alguno de los pasos preestablecidos.

El Sistema de Gestión de Seguimiento a Oficios permite:

• Dar seguimiento a cada uno de los oficios recibidos, manteniendo un registro del avance de cada uno
• Enviar mensajes de actualización (por medio de correo electrónico) a diferentes niveles de la Administradora, dependiendo de la situación en que se encuentre el proceso
• Generar estadísticas respecto a los diferentes oficios recibidos, permitiendo una análisis comparativo
• Determinar cuellos de botella en el proceso
• Evaluar el desempeño de cada uno de los funcionarios que participa en cada proceso
• Adjuntar documentos electrónicos a cada uno de los estados para el intercambio de información entre responsables
• Notificación a cada responsable de la ejecución de un estado cuando el estado previo ha sido terminado

El sistema de gestión es completamente configurable para adaptarse a cualquier procesos con el que trabajen actualmente las Administradoras