El sistema de gestión provee un modelo de máquina de estados preconfigurado para dar seguimiento a las consultas y reclamaciones realizadas por externos a la Superintendencia. En la mayoría de los casos, las consultas y reclamaciones serán realizadas por los afiliados a los sistemas de pensiones, pero el sistema permite también administrar los casos abiertos por Administradoras de Fondos de Pensiones, o cualquier otra entidad que requiera los servicios de las Superintendencias de Pensiones.

El Sistema de Gestión del Proceso de Atención a Usuarios :

• Dar seguimiento a cada uno de las quejas y consultas, manteniendo un registro del avance de cada una
• Enviar mensajes de actualización (por medio de correo electrónico) a diferentes niveles de la Superintendencia, dependiendo de la situación en que se encuentre el proceso
• Generar estadísticas respecto a los diferentes procesos de atención, permitiendo una análisis comparativo
• Determinar cuellos de botella en el proceso
• Evaluar el desempeño de cada uno de los funcionarios que participa en cada proceso
• Adjuntar documentos electrónicos a cada uno de los estados para el intercambio de información entre responsables
• Notificación a cada responsable de la ejecución de un estado cuando el estado previo ha sido terminado

El sistema de gestión es completamente configurable para adaptarse a cualquier procesos con el que trabajen actualmente las Superintendencias

El siguiente es el diagrama de estados correspondiente al proceso de Atención a Usuarios: