RETO OPERATIVO

Aun y cuando los países que han realizado reformas a sus sistemas de pensiones cuentan con sistemas bancarios que han operado por muchos años administrando las cuentas individuales de millones de trabajadores, la realidad operativa de los nuevos sistemas presenta diferencias importantes que hacen de su administración un reto.

Cuando en el sistema bancario se reciben depósitos individuales realizados directamente por los cuentahabientes, en los sistemas de pensiones se reciben millones de depósitos un mismo día, realizados por terceras personas. A efecto de validar la información y de llevar un control adecuado de los procesos es indispensable aplicar soluciones tecnológicas.

Muchos países que inician reformas a sus sistemas de pensiones cometen el error de no identificar las diferencias operativas con sus sistemas bancarios tradicionales. Esta situación es la que provoca que se subestime la complejidad operativa de un sistema de pensiones de capitalización individual y no se ponga la suficiente atención en el diseño de los modelos operativos y los sistemas de información que se requieren.

Modelo operativo

Se requiere un modelo que permita la recepción de millones de aportaciones en un solo día, y que soporte la correcta identificación de todas estas aportaciones para su inmediata inversión en los mercados financieros. Los procesos deben soportar la recepción de estas aportaciones por mecanismos distintos, y considerar que las entidades aportantes no son las responsables de las cuentas individuales.

El concepto de responsabilidad sobre la cuenta toma relevancia cuando se observa que los incentivos para la correcta realización de las aportaciones no están presentes. Las autoridades fiscales establecen los incentivos para que las empresas realicen las aportaciones a través del establecimiento de multas y sanciones, pero en muy pocos países se establecen los incentivos para que la información que acompaña las aportaciones sea correcta.

Modelo general para el proceso de recaudación de un sistema de pensiones de Capitalización Individual

Cumplir con la funcionalidad del recuadro es el principal objetivo de los modelos y procesos operativos. El objetivo es: Identificar las aportaciones realizadas por los aportantes, verificar la consistencia de la información que las acompaña y distribuirlas correctamente a las Administradoras que corresponde

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El proceso central de la operación que es un sistema para la recaudación de aportaciones, su identificación y distribución, le llamaremos "Sistema de Recaudación"

El Sistema de Recaudación no es una entidad independiente, debe operar basándose en la definición de sistemas de información y bases de datos paralelos. Los sistemas que lo soportan son:

Sistema de Afiliación: Sistema por medio del cual los trabajadores se registran en las bases de datos de las Administradoras y, en caso de una administración centralizada, en la base de datos central del proceso.

Sistema de Traspasos: Sistema que soporta el movimiento de trabajadores entre Administradoras. Este sistema es indispensable para mantener la consistencia en la información de las bases de datos.

Sistema de Retiros: Sistema que soporta el pago de beneficios a los trabajadores.

Se ha hablado de la necesidad de mantener la información de los trabajadores en bases de datos que contengan además la información de la administradora que le maneja sus recursos. Estas bases de datos pueden ser centrales o distribuidas, pero en cualquier esquema la necesidad de crear y mantener actualizada la información en estas bases de datos es indispensable.
En un sistema centralizado, la información de las bases de datos de las Administradoras es replicada en una base central lo cual podría ser desarrollado como una base de datos distribuida en distintas localidades.

Para sistemas descentralizados, la base central no existe y el sistema debe ser capaz de operar a través de mecanismos de comunicación entre las distintas bases de datos.

Cualquiera que sea al decisión respecto a la centralización de la bases de datos, se deben establecer mecanismos para asegurar la comunicación entra las bases de datos de las distintas entidades.

En el caso de una base centralizada, el mecanismo de comunicación se establece a través de un organismo central que administra una base de datos que contiene la información de todos los trabajadores registrados en el sistema, con la empresa que le administra su fondo de pensiones

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Para el caso de bases distribuidas, el mecanismo es un poco más complejo ya que requiere el establecimiento de un protocolo de comunicación entre las distintas instituciones que administran las bases de datos:

La necesidad de comunicar las bases de datos o de establecer bases de datos centrales, se deriva de la capacidad que se le ofrece a los trabajadores del sistema, del transferir su cuenta individual entre administradoras. El sistema en general, debe establecer mecanismos que garanticen la identificación de la cuenta individual de cada trabajador.

En distintos países se le ha dado una solución diferente a este problema, en algunos casos dejando la responsabilidad al trabajo manual que realicen las administradoras de fondos.

En Argentina, aunque existe una base de datos central, la responsabilidad de mantener la información actualizada, respecto a la administradora de cada trabajador, se lleva en un trabajo manual que realizan las administradoras en una especie de cámara de compensación de traspasos. En el caso de Chile se deja a los empleadores la responsabilidad de conocer la administradora de cada uno de los trabajadores. En caso de que se detecten errores generados por parte de los empleadores, se requiere de un mecanismo de corrección. Para México la labor se deja en la entidad central de administración de la base de datos, quien es la responsable de conocer, en todo momento, la administradora de las cuentas individuales de todos los trabajadores.

Independientemente del mecanismo que se utilice para asegurar la comunicación entre las bases de datos del sistema, cada uno de los procesos debe de cumplir con una serie de premisas que lo hagan funcional y eficiente, a continuación de presenta la filosofía atrás de la operación de cada uno de los procesos centrales:

Proceso de registro de trabajadores (apertura de cuentas)

Objetivo:

A partir de la elección del trabajador, el objetivo es registrar su información en alguna administradora de fondos. El registro deberá ser único en el sistema y contener la información suficiente, garantizando la futura individualización y registro de sus aportaciones en su cuenta individual.

Reto:

Para cumplir con el objetivo de llevar registros únicos de los trabajadores, se requiere la certeza de que el trabajador en cuestión no haya sido registrado en una administradora previamente. La tarea es compleja, ya que la información que se proporciona para la apertura de la cuenta puede variar en algunos campos, ya sea por que el trabajador proporcionó información incorrecta o que existiera algún error en la captura de los datos.

Asegurar registros únicos es complejo dentro de una base de datos, (por ejemplo, si el trabajador trata de registrarse en la misma administradora más de una vez), pero se vuelve mucho más complejo cuando el trabajador trata de registrarse en distintas Administradoras (multiafiliación).

Debido al alto volumen de cuentas que se crean en estos sistemas, y al poco tiempo con que generalmente se cuenta para aperturarlas, el concepto de multiafiliación es muy relevante. El caso de México es un ejemplo muy interesante, ya que al haber establecido filtros en el proceso de registro, se pudo medir el efecto de la multiafiliación. Esto se mide a partir del número de rechazos de registro que efectuó la empresa central en un período de tiempo (ver siguiente gráfica).

De cerca de 22 millones de solicitudes de registro a Julio de 1999, más de 7 millones habían sido rechazadas, de estas, casi el 70% fueron rechazadas por razón de multiafiliación. De no haberse establecido los filtros necesarios en el sistema de registro en México, existirían en el sistema más de 5 millones de cuentas duplicadas.

El ejemplo de México ofrece la razón principal para el establecimiento de algún mecanismo de comunicación entre las bases de datos de las administradoras. Para el caso donde no existe una base de datos central, el mecanismo de afiliación requeriría de una verificación previa en todas las bases de datos del resto de las administradoras para garantizar que no se está duplicando una cuenta.

El modelo Polaco no preveía el problema de multiafiliación y no se establecieron los filtros suficientes para evitarlo, el resultado fue la multiplicación de cuentas en el sistema desde el inicio de las operaciones.

Proceso General:

La base del proceso de registro está en la validación que se realiza, tanto internamente con la información de la administradora correspondiente, como con el resto del sistema a partir de la confirmación del registro con una base de datos central o con un sistema de comunicación entre las bases de datos del resto del sistema.

Proceso de traspaso de cuentas

Objetivo:

Permitir a los trabajadores el libre movimiento de sus cuentas individuales entre administradoras de fondos, manteniendo siempre la integridad en la información de las bases de datos. Es importante mantener la sincronía entre los procesos de traspaso de recursos y los procesos de recaudación, para evitar el envío de recursos a una administradora equivocada.

Reto:

Una de las características principales de los sistemas de pensiones de Capitalización Individual es la competencia que se genera entre administradoras. La competencia trae como consecuencia mejores servicios y mejores rendimientos para los trabajadores. Para habilitar la competencia es necesario permitir a los trabajadores cambiar su cuenta individual de una administradora a otra. El cambio o traspaso de la cuenta individual del trabajador requiere de un mecanismo, muy similar al de registro, que permita la comunicación entre las administradoras para la identificación del nuevo destino de los recursos.

Proceso General:

El proceso general es muy similar al proceso de registro, incorporando la comunicación con dos administradoras, la que cede la cuenta individual y la que la recibe. Es importante que la entidad responsable de la distribución de los recursos, conozca oportunamente de los traspasos realizados, ya sea por medio del registro en una base de datos central o la notificación al aportante en modelos como el chileno.

Proceso de retiros

Objetivo:

Asegurar la identificación de la persona con derecho al retiro (pago de beneficios), localizar la o las cuentas individuales correspondientes y proceder al proceso de pago de beneficios.

Reto:

El objetivo final de todo sistema de pensiones es el pago de beneficios a sus afiliados. Por las razones expuestas en este documento se deriva que los beneficios de un trabajador van a estar directamente relacionados con la calidad de la información en las cuentas individuales y la capacidad que haya tenido el sistema de individualizar correctamente cada una de las aportaciones.

El proceso de retiros debe asegurar la plena identificación del trabajador en cuestión y ser capaz de localizar las cuentas individuales que el trabajador haya tenido durante su vida laboral (por inconsistencias o problemas en los sistemas de información se debe prever la posibilidad de la creación de más de una cuenta). Es en esta etapa que salen a la luz pública los problemas que haya tenido el sistema en su operación.

Este proceso debe ser capaz de mantener actualizada la o las bases de datos del sistema a efecto de asignar correctamente cualquier aportación adicional que sea recibida.

Proceso General:

El proceso requiere de la comunicación entre las bases de datos del sistema a efecto de localizar cuentas adicionales que hayan podido ser abiertas a nombre del mismo trabajador.

Como puede observarse en los procesos antes descritos, se requiere afectar y consultar bases de datos distribuidas en el sistema en varias administradoras. La comunicación necesaria para mantener actualizado el sistema es un elemento esencial en su operación.

Donde la filosofía de operación es distinta en los países que han adoptado la reforma a su sistema de pensiones, es en el proceso de recaudación. Este proceso se opera de manera centralizada en alguno países y de manera independiente en otros. Pero es importante notar que en aquellos países que mantienen procesos de recaudación descentralizados como Chile y Colombia, existen mecanismos centralizados para operar los procesos de registro y traspasos. Se puede argumentar que al existir los elementos para operar procesos centralizados, la mejor opción para un proceso de recaudación es un modelo centralizado como el ideado en Argentina y seguido por México y otros países.

El modelo que se propone a continuación parte de la filosofía de un modelo centralizado, operado por una base de datos central o por un proceso de comunicación entre las administradoras de fondos que mantienen la información de las cuentas individuales.

Proceso de recaudación de cuotas y asignación a cuentas individuales

Objetivo:

Asegurar la correcta identificación de las aportaciones para dirigirlas a la administradora que mantiene su cuenta individual, a fin de que los recursos sean invertidos en los fondos de inversión correspondientes y registrados a beneficio del trabajador.

Reto:

Los procesos de recaudación para la seguridad social prevén que los aportes sean realizados, en su mayoría, por las empresas o empleadores. De esta forma se crea la necesidad de recibir un volumen muy alto de movimientos en tiempos muy cortos (la mayoría de las empresas utilizan el último día permitido por la ley para realizar sus aportaciones).

La información que se proporciona en los pagos será el único elemento que permitirá la correcta individualización de las aportaciones. En caso de errores en la información, será muy complejo y costoso acudir a la empresa para que la corrija.

Un reto, no menos importante, es lograr el proceso en tiempos muy cortos, asegurando que los intereses que se generan en los plazos en que se procesan los pagos, sean acreditados a las cuentas individuales.

El proceso de recaudación depende de que la información del trabajador se encuentre actualizada en todo momento, para evitar el envío de recursos a una Administradora que no corresponde. En el caso de modelos de recaudación como el de Chile, esta función es responsabilidad de las empresas.

Proceso General:

 

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